Modello Excel per l’organizzazione di eventi [2023].

State organizzando una festa o un evento? State preparando il vostro matrimonio e avete appena capito cosa c’è dietro? In entrambi i casi, e in molti altri come la festa di compleanno, ci sono molti aspetti da considerare. Ricordare tutto e non essere ben organizzati è quasi certamente sinonimo di dimenticare qualcosa.

Detto tra noi, penso che sia meglio spendere 15 minuti per pensare a tutto e pianificare come e quando vogliamo fare ogni cosa e ogni dettaglio, piuttosto che farlo in modo folle e poi avere delle sorprese.

Come pianificare un evento con il modello Excel?

Con questo modello, l’obiettivo è quello di suddividere ogni singola azione da svolgere, con le date previste, il tempo necessario (per vedere se siamo in tempo per organizzare tutto), lo stato, se è stato fatto o meno, e il costo di ogni compito.

Una buona suddivisione dei compiti da svolgere può essere la chiave del successo di un evento. Se si scrivono tutte le azioni da compiere per organizzare l’evento, in modo dettagliato, significa che nulla sarà lasciato in sospeso e che si ha tutto sotto controllo.

Al contrario, se quando si analizzano i diversi compiti, si lasciano le azioni incompiute, si possono avere problemi con la tempistica delle azioni o addirittura si possono lasciare le cose in sospeso.

Questo può essere evitato dedicando tempo alla prima fase, che vi consiglio di seguire.

Come dividere correttamente un compito?

Il primo passo consiste nel suddividere l’organizzazione dell’evento in compiti più generali, assegnando loro una tempistica e un budget approssimativo per il compito.

È importante essere realistici con le scadenze e il budget, perché questo indicherà se l’evento è fattibile, sia finanziariamente che in termini di tempo.

Un esempio potrebbe essere: avere la sala matrimoni entro 6 mesi dall’evento.

Questo compito generale può essere suddiviso in sottocompiti. Come ho già detto, più il compito è suddiviso, maggiori sono le probabilità di successo.

Continuando con l’esempio, potrebbe essere: vedere 10 saloni da sposa. Chiedere un preventivo ai 3 che ci sono piaciuti di più. Prenotare con quello scelto.

L’ultima fase consiste nel definire i dettagli o i passaggi necessari per svolgere le sottoattività. A questo punto dovete scrivere tutto quello che dovete fare perché il sottocompito sia portato a termine con successo e, come ho detto prima, più è dettagliato, migliore sarà il sottocompito.

In questo caso potrebbe essere: Vedere la stanza 1; Vedere la stanza 2; Chiedere un preventivo per la stanza 5, ecc.

Scarica il modello Excel per l’organizzazione di eventi

Quali eventi si possono organizzare con questo modello?

Il modello è molto versatile e consente di organizzare un’ampia varietà di eventi. Vediamo alcuni esempi:

• Matrimonio, comunione, battesimo, ecc.
• Riunioni di famiglia
• Feste di compleanno
• Eventi sportivi
• Eventi formativi come workshop, seminari, ecc.

Cosa dovete includere nel vostro modello di evento?

Quando vi occupate dell’organizzazione di un evento, ci sono molti aspetti da tenere in considerazione. Vi elencherò quelli essenziali per il vostro successo e che potrete includere nel modello Excel per l’organizzazione di eventi:

• Sia gli aspetti generali che i dettagli. Dovete avere tutto sotto controllo, non concentratevi solo sugli aspetti generali o esclusivamente sui dettagli. È un tutt’uno e dovete padroneggiare tutto. La sede è importante quanto i biscotti al cioccolato intinti nello zucchero a velo.
• Prima pianificare, poi agire. Con questo intendo dire che prima vi fermate e pianificate nel vostro staff per bilanciare tempo e budget. Non volete rimanere senza tempo o senza soldi…
• Comunicazione. Includere lo stato del compito e, se è organizzato con più di una persona, aggiornare lo stato dei compiti in modo che gli altri sappiano qual è la loro situazione è una parte molto importante.